5.4 Office OneNote® 2007
 
Office OneNote 2007 представляет собой электронную записную книжку, которая позволяет пользователям собирать свои заметки и другие данные в едином месте, быстро находить нужные сведения при помощи мощного средства поиска и предоставляет простые в использовании общие записные книжки для управления большими массивами информации и для эффективной совместной работы.
В отличие от систем, в которых используется бумага, текстовых редакторов, систем электронной почты и других программ, Office OneNote 2007 предоставляет гибкие способы для сбора и организации разнообразных типов информации, включая текст, картинки, цифровой рукописный ввод, аудио и видеозаписи, а также многое другое — и все это в одной цифровой записной книжке на компьютере пользователя. Office OneNote 2007 помогает повысить производительность работы пользователей, поскольку необходимые сведения находятся всегда под рукой и сокращается время, затрачиваемое на поиск информации в сообщениях электронной почты, бумажных записных книжках, файловых папках и распечатанных материалах.
Office OneNote 2007 является интегрированной частью приложений системы Microsoft Office 2007, что облегчает сбор, организацию, поиск и делает совместное использование заметок и данных более эффективным. Мощные средства поиска помогают находить сведения в тексте на картинках. Простые в использовании инструменты для совместной работы позволяют участникам групп работать со всеми этими данными в общих записных книжках как в интерактивном режиме, так и автономно.
Поскольку все данные можно легко найти и использовать, Office OneNote 2007 — это эффективное решение для работы с большими объемами информации, позволяющее осуществлять взаимодействие с другими пользователями, успешно справляться с задачами и работать расписанием и данными рабочей группы. Знакомая среда приложений системы Microsoft Office позволяет пользователю сразу же начать работать в программе, сокращая до минимума время и средства, затрачиваемые на обучение.
Сбор всех данных в едином месте
Когда приходится работать с большим объемом разнообразных данных, которые содержатся в различных источниках и формах, требуется единое место для их хранения и достаточно гибкий инструмент, позволяющий сохранять нужные данные в этом месте. Иначе можно затратить слишком много времени на поиски данных, которые могли бы помочь принимать более обоснованные решения или повысить производительность.
Делать заметки на бумаге и расшифровывать их позднее — это довольно сложное занятие, которое занимает много времени. Бумажные записные книжки теряются, их нельзя использовать совместно с другими пользователями, и они подходят только для сохранения только одного типа данных — рукописных заметок. Поскольку у большинства людей нет возможности сохранять в цифровом виде неструктурированные данные, они распечатывают веб-материалы и хранят данные в файловых папках или на рабочих столах. Эти данные потом бывает трудно найти, и невозможно получить к ним доступ, находясь вне офиса. Также затруднено использование данных совместно с другими пользователями. Обычно для совместного использования файлов и обмена информацией люди пользуются электронной почтой, и часто бывает трудно понять, в чем состоит суть вопроса, если не прочитать все сообщения в длинной цепочке обмена сообщениями.
Office OneNote 2007 предлагает решение в виде гибкой программы, позволяющей виртуально собирать в едином месте все типы данных. Когда все данные можно легко найти и использовать, пользователи могут принимать более обоснованные решения.
    • Все данные хранятся в едином месте, включая заметки в произвольной форме, изображения, документы, файлы из других программ системы Microsoft Office и мультимедиа, и они организованы именно так, как это нужно пользователю.
    • Возможность защиты интеллектуальной собственности. Не нужно беспокоиться о сохранении предыдущих версий или создании резервных копий данных — все это будет сделано в Office OneNote 2007 автоматически.
    • Используя заметки Office OneNote 2007, сделанные во время встречи, можно создать хранилище групповых решений и предложений, выдвинутых во время мозгового штурма, что будет служить материалом для дальнейших встреч и обсуждений.
    • Возможность вникнуть во все детали звонков и встреч с клиентами посредством синхронизации печатных или рукописных заметок с аудио и видеозаписями в Office OneNote 2007.
    • Сбор данных при помощи мобильных устройств с Microsoft Windows Mobile (включая заметки, записи и картинки) и перенос этих данных в Office OneNote 2007.
    • Интерфейсы программирования приложений экспорта Office OneNote 2007 позволяют легко переносить сведения, собранные в OneNote 2007, в бизнес- системы компании, сокращая количество ошибок и затраты времени на повторный ввод тех же самых данных в различные системы.
    • Возможность копировать, вставлять и печатать данные как из других приложений системы Microsoft Office 2007, так и в эти приложения, включая Word, Excel, Outlook и PowerPoint.
    • Инструменты рисования и таблицы в Office OneNote 2007 позволяют создавать примечания, а также легко организовывать данные и управлять ими.
Быстрый поиск необходимой информации
Поиск данных, необходимых для выполнения работы, может занять значительное время. Поиск данных в заметках на листках бумаги, файловых папках, в файлах на компьютере или на сетевых ресурсах сокращает ценное рабочее время и возможность продуктивной работы. Время, потраченное на поиск, — не то же самое, что время, потраченное на работу.
С помощью Office OneNote 2007 можно находить нужные сведения быстро и легко. Если установлено приложение Office OneNote 2007, пользователю не нужно вспоминать, где находятся важные сведения, поскольку все хранится в одном приложении. Не нужно просматривать папки и перелистывать страницы бумажных записных книжек в поисках нужных данных. Мощные средства поиска позволяют быстро найти все требуемые данные.
Office OneNote 2007 также позволяет выполнять поиск в новых типах содержимого, например в текстах отсканированных документов или рисунков. Получив быстрый доступ к фактам, индивидуальные пользователи и рабочие группы смогут принимать более обоснованные решения.
    • Быстрый поиск ключевых слов в тексте и в рисунках, сделанных в Office OneNote 2007.
    • Просмотр гиперссылок в результатах поиска, представленных в сводной области задач. Чтобы перейти к нужным результатам, нужно всего один раз нажать кнопку мыши.
    • Одновременный просмотр всех открытых записных книжек, использование функции перетаскивания для расположения заметок в нужном порядке, добавление гиперссылок на другие страницы записной книжки — все это позволяет быстро находить соответствующее содержимое.
    • Двусторонняя синхронизация между Office OneNote 2007 и Microsoft Office Outlook версий 2003 и 2007 позволяет легко управлять задачами.
    • Привязка заметок и другой информации к определенным контактам Office Outlook 2007 или Outlook 2003 помогает лучше подготовиться к предстоящим встречам и легко вспомнить нужные сведения.
    • Возможность помечать заметки флагами, красочными значками, которые помогают вернуться к памяткам, списку «К исполнению» и другим элементам, которым требуется уделить внимание.
Повышение эффективности совместной работы
Когда участники рабочей группы работают в разных помещениях и с несколькими проектами, взаимодействие, координация работы и совместное использование данных оказывают значительное влияние на эффективность и качество работы. Часто участники рабочих групп пользуются электронной почтой, чтобы передать друг другу файлы и нужные материалы. Это приводит к созданию большого количества версий и переполнению папки «Входящие». Достаточно сложно обновлять, отслеживать и использовать задачи, действия, протоколы собраний и другие данные, хранящиеся в статических документах или системах управления документами, что не позволяет нескольким пользователям одновременно работать с одними и теми же данными. Если каждый пользователь сохраняет и отслеживает информацию индивидуально, очень сложно организовать взаимодействие так, чтобы все работали с одинаковой страницей.
С помощью Office OneNote 2007 можно более эффективно организовать совместную работу, поскольку устраняются всевозможные препятствия, возникающие в тех случаях, когда данные хранятся в заметках на листках бумаги, в файловых папках или на каком-либо компьютере. Участники рабочих групп могут легко совместно использовать данные, работать более продуктивно и отслеживать выполнение проектов, решение проблем и достижение целей наиболее эффективно.
    • Совместная работа в одной записной книжке — в интерактивном или автономном режиме — с использованием общих записных книжек. В Office OneNote 2007 изменения заносятся в ту же самую записную книжку, теперь не требуется отслеживать версии и загружать изменения.
    • Создание базы знаний рабочей группы, чтобы каждый участник имел доступ к одним и тем же данным. Можно быстро ввести в курс дела новых участников рабочей группы и свести к минимуму дублирование данных.
    • Возможность совместного использования заметок даже с пользователями, на компьютерах которых не установлено приложение Office OneNote 2007. Для этого файлы в формате HTML отправляются в сообщениях электронной почты или документы OneNote 2007 публикуются на узлах в Интернете или внутренней сети.
    • Управление данными посредством предоставления в общий доступ только определенных записных книжек. Другие записные книжки остаются для личного использования, и доступ к ним защищается паролем.
    • Использование Office OneNote 2007 в качестве общей цифровой демонстрационной доски, на которой участники виртуальные группы работают в реальном времени, просматривая и редактируя один и тот же набор заметок.
Более подробная информация по ссылке:
http://office.microsoft.com/ru-ru/onenote/HA101656661049.aspx
Наверх